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債権回収で弁護士が送る内容証明郵便の方法・効果

内容証明郵便とは?

内容証明郵便とは、郵便局の提供するサービスの1つで、書留郵便の1つの種類です。

その特徴は、「どのような内容の郵便物を送ったのか」ということを、郵便局が証明してくれることにあります。

通常の郵便の場合、郵便物の内容は、差出人が保管している差出書類の写しによって証明するしかありません。しかしながら、訴訟などの法的な争いになった場合、差出人の写しを証拠として提出したとしても、偽造、差し替えなどを行うことが容易であることから、本当にその内容の書類を送付し、相手方に到着したのかについては、写しだけでは証明が不十分であるとされる可能性があります。

内容証明郵便では、差出人は、同様の文書を3つ用意する必要があります。

そのうち1通は郵便局が受理印を押した上で差出人に返送して差出人の控えとなり、1通は相手方に書留郵便の形で送付されます。そして、最後の1通が、郵便局において5年間保管されるのです。

この郵便局に保管される内容証明の文書によって、いざ証明が必要な場合には、郵便局という中立の立場の機関が、送付した文書の内容を証明してくれるのです。ただし、文書の内容が真実であることを証明するわけではありませんので、内容証明に対して相手方が争う姿勢を示す場合には、その決着は訴訟などの法的手続でつける必要があります。

これに加えて、内容証明郵便に配達証明のサービスを追加すれば、「いつ相手方に到着したか」という点についても証明することが可能です。内容証明に必ず配達証明を付けなければならないわけではないですが、訴訟などの法的トラブルのための証拠とすることを検討している場合には、配達証明も追加するのが一般的です。

現在では、オンライン上で内容証明郵便を送付するサービスも存在しており、オンラインサービスを利用する場合には、同じ文書を3通用意するという手間はありません。



弁護士はなぜ債権回収の際に内容証明郵便を送るのか

債権回収が法的な紛争となると、交渉のはじめに、弁護士が、依頼者の主張をまとめて、相手方に内容証明郵便の形で送付するケースが多いです。

では、なぜ弁護士は内容証明郵便を送付するのでしょうか。これには、いくつかの理由があります。



内容証明と配達証明により、どのような内容の文書がいつ届いたかを証明するため

どのような文書をいつ送付したか、明確にしておかなければならないケースがあります。このようなケースでは、後に訴訟による争いとなった場合に、送付先の相手が、「そのような文書の送付は受けていない。」「文書の送付は受けたが、書くべき内容が書かれていなかった。」「そもそも文書の送付がもっと後であった。」などと主張して否定してきた場合に、証拠がなければ敗訴してしまう可能性すらあります。

たとえば、次のようなケースです。

・ 契約解除の意思表示を伝える場合
・ クーリングオフ
・ 消滅時効の中断をする場合

したがって、どのような文書をいつ送付したか、事後的に証明するため、内容証明郵便と配達証明の方法によって送付するのです。



内容証明郵便により、訴訟の証拠とするため

訴訟などによって争う場合、事実の認識、法的な主張が、当事者間によってまったく食い違っているケースが多いといえます。

このような場合に、こちらの事実認識、考えを相手に伝える際、内容証明によって後から明らかに証明できる形にしておくことが有益です。



訴訟までの準備期間を確保するため

債権回収を行う場合には、消滅時効に注意して進めなければなりません。

債権の消滅時効は、一般の民事債権であれば10年、商事債権であれば5年となります。したがって、この消滅時効期間が経過するまでに訴訟を起こさなければなりません。

とはいえ、交渉が長引く場合や、訴訟の準備に時間がかかる場合、弁護士が依頼を受けて即座に訴訟を提起することが妥当ではないとか、困難であるといった場合があります。

このような場合、訴訟ではなく、支払いの督促をすれば、その後6か月は時効が中断するという効果を得ることができます。そして、この時効中断のための催告は、後に消滅時効が争いとなった場合に、催告したという事実を確実に証明できる必要がありますから、内容証明と配達証明の形で行うことが必須です。

この支払の催告をしてから6か月以内に訴訟を提起すれば、回収する債権は時効消滅しないこととなりますから、時間的余裕のない場合や、消滅時効の完成が迫っている場合には、まずは内容証明郵便で支払いの催告を行うのがよいでしょう。



弁護士名義の内容証明によって、債務者に対してプレッシャーを与えるため

弁護士名義での支払いの催告は、非常にプレッシャーが強いといえます。なぜならば、弁護士を依頼しているということは、この内容証明を無視すれば、次は訴訟などの法的手続きによって争うという意思表示を明確化していることを意味するからです。

弁護士名義を使用した上で、「本書面の期限までに支払いを行わない場合には、やむを得ず訴訟などの法的手続を行うことを検討しています。」などと記載し、円満な交渉によって解決に協力しない場合にどのような事態となるかをあらかじめ伝えておきます。

ただし、内容証明はあくまでも任意の交渉をうながすものであり、法的に強制力があるものではありません。また、債務者に対するプレッシャーを重視するがあまりに、脅迫的な言葉を使用することは、仮に債権が認められるとしても恐喝罪などの犯罪に該当する可能性もあり得るため、おすすめできません。

内容証明郵便がかえって相手方の態度を硬化する原因となっては意味がありません。
弁護士は、内容証明郵便を送る際、その事案に合わせて、適切な文言、記載内容を選択し、トラブルを解決しやすいような戦略を練っています。

したがって、内容証明を送るのであれば、本人が行うより、弁護士に依頼する方が効果が高いといえます。

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